Основы тайм менеджмента и его эффективное использование

Инструменты тайм-менеджмента

Дисциплина выполнения запланированных задач способствует эффективному использованию рабочего времени, что в соответствии с принципами тайм-менеджмента повышает качество работы. Хотя организация и управление временем осуществляется на долгосрочный, среднесрочный и краткосрочный период, формирование оптимального режима работы в организационно-техническом плане достигается через оперативное планирование использования рабочего времени.

Тайм-менеджмент предполагает использование план-графика на неделю и ряда организационных инструментов.

План-график на неделю

Организационные инструменты тайм-менеджмента

Использование организационных инструментов для повышения эффективности управления временем позволит вам установить четкий распорядок использования рабочего времени в зависимости от планируемого периода: день, неделя, месяц.

В конечном счете, согласно принципам тайм-менеджмента, вы должны учитывать необходимость координации с рабочими планами коллег и партнеров.

Методы тайм-менеджмента

Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:

• метод «Альпы»;
• метод «ABC»;
• метод Эйзенхауэра.

Планирование личной работы по методу «Альпы» включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:

1. Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
2. На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
3. Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
4. На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
5. Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.

В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода «Альпы» и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.

Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода

Закономерности метода ABC включают в себя следующие:

• наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
• важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
• наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.

Закономерности ABC-анализа

Методика планирования личной работы с помощью анализа ABC заключается в том, что необходимо составить перечень запланированных задач, систематизировать их, определить очередность выполнения, степень их важности и распределить запланированные задачи по категориям A, B и C. В результате применения данной техники, вы решаете задачи категории A, 15% от общего количества запланированных задач

Вместе с тем, 20% задач, которые отнесены к категории B, могут быть перепоручены, а 65% задач категории C подлежат обязательному перепоручению в силу их малой значимости. В результате, вы наиболее эффективно решаете самые важные задачи, что позитивно сказывается на результативности управления вашим временем.

Метод Эйзенхауэра представляет собой ускоренный анализ задач и является вспомогательным в таких случаях, когда требуется быстро принять решение о приоритетности стоящих перед ним задач. В целях повышения эффективности тайм-менеджмента приоритеты устанавливаются по двум критериям: срочность и значимость задачи. В результате все задачи, стоящие перед менеджером, распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные задачи;
2. Менее срочные, но одновременно важные задачи;
3. Срочные, но менее важные задачи;
4. Менее срочные и менее важные задачи.

В соответствии с данной методикой организацией времени вы должны самостоятельно решить задачи первой и второй группы, однако решение задач второй группы необязательно осуществлять сразу, это можно сделать после решения задач первой группы. Решение задач третьей группы нужно в экстренном порядке перепоручить другим лицам

Решение задач четвертой группы следует перепоручить другим лицам с учетом степени срочности и важности их выполнения

Как понять, что пора «прокачивать» навыки

Хронически ничего не успеваете? Не переживайте: «гибкие» скилы легко нарабатываются и поддаются «коррекции», а их внедрение не требует финансовых вложений и больших усилий.

10 признаков того, что пора заняться развитием навыков тайм-менеджмента:

1. Беспорядок в делах.
2. Некогда отвечать на письма клиентов и партнеров.
3. Берете дела на дом и выполняете работу за подчиненных.
4. Решаете задачи в спешке.
5. У вас низкая производительность.
6. Вам приходится регулярно задерживаться в офисе.
7. Посетители и сотрудники мешают сосредоточиться.
8. Рутина не позволяет заняться долгосрочными целями.
9. Ваши подчиненные чувствуют переутомление и выгорание.
10. Срываются сроки сдачи проектов.

Чем я пользуюсь с точки зрения тайм менеджмента

Как и обещал — сейчас разберу те инструменты, на которых я остановился. Все перечисленное — субъективно, возможно вам понравится что-то еще, подходящее под ваши нужды.

Google как главный «источник правды»

Главная прелесть, которая для меня очень важна — одна учетная запись. По возможности количество инструментов пытаюсь свести к минимуму, помня о принципе простоты для системы.

Inbox — входящие задачи

Главный принцип для меня — inbox должен быть пуст (не считая прикрепленных писем как заметок). Входящая — часто задача, которую можно удобно “выполнить” или “отложить” на определенное время.

Calendar как главный инструмент

То что Android == Google делает календарь от гиганта идеальным календарем, который всегда с собой в кармане, и на компьютере и вообще везде.

Напоминания

Google предоставил возможность добавлять напоминания очень удобными средствами и в вебе и на мобильном устройстве.

Rememberthemilk

To-do листы были отдельной проблемой, потому что их огромное множество, пришлось перепробовать довольно много из них.

Я довольно долго выбирал инструмент, который удовлетворял бы требованиям управления временем

• Максимально простое добавление задач с установкой приоритета, тэгов, напоминаний и тд,
• Кроссплатформенное решение для компьютера и мобильных устройств,
• Возможность разбить задачи по спискам/проектам.
• Smart строка просто бомба, можно без помощи мыши, кликов и тд, одной лишь клавиатурой создать задачу, добавить ее в проект, прикрепить тэги (создав новые), добавить приоритет и добавить место, в котором необходимо выполнить задачу.

Этапы задачи

1. Входящая задача сортируется
2. Если ее можно сделать прямо сейчас, делаю,
3. Если ее нельзя сделать сейчас
   1. Можно ли ее сделать (или может быть это будущая встреча)
   2. Если можно сделать
      1. Надо ли сделать в определенное время
      2. Да — добавляю напоминание в календарь
      3. Нет — добавляю в rememberthemillk
   3. Если нет, добавляю событие в календарь

В ходе такого простого алгоритма любая задача, даже сама простая попадает либо в календарь (если точно известно время выполнения, например позвонить папе через 2 часа), либо попадает в to-do лист и ждет своей очереди.
to-do лист делится на разные проекты, а задачи тэгируются, например есть тэги

• wait — задача ожидает чего либо,
• next — задача, которую делаю как появилось время, желание или что-либо еще,
• shop — необходимо выполнить в магазине, можно прийти в супермаркет, открыть этот список и посмотреть что можно купить из списка,
• pc — задача для работы за компьютером,
• contact — позвонить кому-либо.

Таким образом все задачи со сроком будут сделаны в срок (потому что занесены в календарь). Eсли есть желание чем-то заняться — оно будет выбрано относительно контекста и приоритета.

Кому необходим?

Навыки тайм-менеджмента полезны не только для тех, кто считает, что он достиг своего «потолка» и теперь нужно ставить новые планки в развитии.

Есть ряд профессий и специализаций, которые не могут работать без правильного планирования:

• Люди, которые занимаются частным бизнесом. Когда личное дело зависит только от руководителя, нет возможности установить для себя стабильное расписание. Нужно уметь работать с динамическими планами, уметь настраивать свой день максимально эффективно.
• Фрилансеры. Если в работе нет чёткого графика и проверяющих, которые контролируют эффективность, большинство людей просто не могут собраться и вовремя заняться делами. Только самостоятельно установленное расписание помогает бороться с этой проблемой. Особенно актуально для тех, кто работает в интернете.
• Управляющие в любой сфере деятельности. Руководитель, который должен контролировать своих подчинённых, не может сам оставаться без личного контроля. Без умения анализировать и правильно распределять временные ресурсы управленец становится практически бесполезен.

Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»

В рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело. Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться. В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.

В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия. Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму. Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

•  быстрее и чаще достигает поставленных целей;
•  сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
•  способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
•  меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
•  имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
•  имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
•  больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
•  более результативен в работе;
•  в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Техники тайм-менеджмента

Ниже описаны только часть техник тайм-менеджмента — на самом деле их сильно больше. Если на первых порах не получается придумать собственную систему продуктивности, то стоит попробовать что-то из этого списка

Важно отметить, что кому-то эти техники могут не подойти. Строить жизнь нужно исходя исключительно из собственных ощущений

10 минут

Необходимо засечь 10 минут каждый раз, когда человек понимает, что не может решить ту или иную задачу. Если в течение этого времени не удалось найти решение, то нужно просто остановиться — попить воды, сходить на прогулку или скушать что-нибудь вкусное.

Эту техника поможет тем кто думает, что если он не способен решить задачу, то не имеет права взять перерыв или приступить к другой работе. С одной стороны — это хорошая привычка, но все хорошо в меру. Бывают дела, которые мы пытается решить весь день и ничего не получается. 

Когда человек останавливается, у мозга есть шанс разобраться в сложной деле —  переварить информацию и подумать. Ирония в том, что если бросить задачу и постараться о ней не думать, существует вероятность достаточно быстро найти ответ.

Правило трех

Автор книги по тайм-менеджменту «Мой продуктивный год» Крис Бейли разработал правило трех. Оно означает, что для того, чтобы достичь желаемые цели, необходимо выполнить три самых важных дела за день. 

Вместо того, чтобы распылять силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, выберите три задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите еще три, и так далее

Таким образом человек будет сохранять сосредоточенность и двигаться вперед куда быстрее. Эту же технику тайм-менеджмента можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

Правило 1-3-5

Суть этой техники заключается в том, что за день нужно выполнить только одну большую задачу, три средние и пять мелких. В итоге, человек получает девять дел на день и не больше. Это правило тайм-менеджмента способно упростить работу и поможет научиться разбираться в собственных задачах. Придется подумать, какая задача действительно будет сложной, а какая нет.

Метод 90/30

После того как человек настроился на рабочий день, нужно поставить таймер на 90 минут и начать работу. После этого стоит взять перерыв на 30 минут и повторять эту технику по-кругу. При этом, первую половину дня необходимо отвести под самую сложную работу, которую в любом случае необходимо сделать. После выполнения, следующие отрезки времени стоит занимать более простыми делами. 

Pomodoro

Еще одна интересная техника тайм-менеджмента основанная на цикличности. Суть заключается в том, чтобы распределить ежедневные задачи, а затем поставить таймер на 25 минут. После того, как прозвенит будильник, необходимо сделать перерыв на пять минут и так далее. Когда человек повторит это 4 раза, можно сделать большой, полноценный перерыв.

Если так посмотреть, то мы постоянно отвлекаемся на социальные сети, мобильные игры или YouTube. Почему бы не попробовать делать это в определенное время.

Закон Парето

20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий — только 20% результата. 

Если следовать закону Парето, то следует делать важные задачи тогда, когда продуктивность наиболее высока. Например, не надо начинать рабочий день со сложной задачи. Как правило, это будет 80% усилий на 20% результата. Начните с простого: налейте кофе, пообщайтесь с коллегами, приведите рабочий стол в порядок. Как только человек придет в себя, выполнять необходимые задачи станет легче. Когда вы на пике работоспособности, 20% усилий приводят к 80% результата. 

Правило двух минут

Если задача займет не более двух минут — стоит выполнить её немедленно. Так человек разгрузит мозг, потому что не придётся больше помнить об этом деле. Например, не стоит систематически копить грязную посуду в раковине, иначе впоследствии это займет не две минуты, а двадцать. 

Матрица Эйзенхауэра

Схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «несрочные и неважные», «срочные, но неважные», «важные и несрочные» и «срочные и важные». Распределите дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

•  Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
•  Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
•  Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Тайм-менеджмент – поясняем простыми словами

Тайм-менеджмент в прямом переводе с английского значит «управление временем». Этот навык никак не касается путешествий в прошлое или будущее, но он помогает не жалеть о времени, которое уже прошло.

Основная задача, которую ставит перед собой тайм-менеджмент – это повышение продуктивности. Человек использует лишь малую долю своего рабочего потенциала.

При правильном планировании можно распределять время так, что количество времени, которое уходит на работу, будет меньшим, а эффективность труда станет выше.

Если тайм-менеджмент – это управление, чем оно отличается от обычного расписания? Эта методика состоит из трёх условных блоков: анализ, составление графиков и выработка привычек, которые помогут следовать этому графику.

Автоматизация и упрощение

Кроме больших задач, которые первыми приходят в голову при слове тайм менеджмент существуют еще маленькие дела, которые тем не менее отнимают порой немало времени.

Если вы замечаете, что время от времени повторяете однотипную задачу — подумайте как ее можно упростить или вообще автоматизировать. Тратите на действие 3 секунды? (Например, переключить вкладку тоже ведь мини задача). Сократите это время до 1 секунды. Пусть это событие происходит 20 раз в день на протяжении рабочей недели, тогда за год вы освободите себе от 2 до 3 часов!

Примеры автоматизации

• Максимально использовать горячие клавиши при работе за компьютером. Время, потраченное на наведение и клик мышкой порой гораздо дольше чем просто нажать на 3-4-5 кнопок.
• Сократить количество задач над которыми работаете в один момент времени, желательно до одной. Особенно если речь идет о творческих или профессиях, требующих концентрации, переключение контекста выполнения задачи может занять и 5 и 15 минут.
• В работе я использую ноутбук, но на рабочем месте у меня стоят еще устройства — большая клавиатура, большие мониторы, наушники и т.д. Упростить подключение всей периферии можно просто используя док станцию.
• На работе я использую 2 больших монитора и 1 маленький — от ноута, подключенного к док станции. Это позволяет вынести большой кусок информации на экран, убрав другие части интерфейса не далеко, но все же на отдельные устройства.
• Обычно я выключаю внезапные нотификации (звук, вибрацию) в рабочих чата. Они могут выдергивать из контекста каждую минуту, не давая сконцентрироваться на задаче. Если все-таки что-то срочное, то всегда могут написать именно в личку, а это происходит гораздо реже.

Не менее важно, уделяя времени таким упрощениям и автоматизациям не переусердствовать. Может получится, что вместо того, чтобы пойти заварить себе чай вы будете собирать робота, который сделает это за вас

Тут как и в любой оптимизации — улучшаем не все подряд. Оптимизируем то, что может быть улучшено минимальными ресурсами и принесет максимальный результат.

Секреты создания поддерживающей системы

Рекомендации по управлению временем:

• — окружите себя напоминаниями о своих целях;
• — отрезать себе пути к отступлению (сделать публичное заявление, обещание и т.п.)
• — ведите банк идей (что хочется/что надо);
• — никогда не занимайтесь тем, от чего можно совсем отказаться;
• — избавьтесь от тирании срочных дел;
• — каждый понедельник — план на неделю, каждая суббота – анализ сделанного;
• — навести порядок во всем: небольшой беспорядок может привести к большим проблемам (кипы бумаг олицетворяют дезорганизацию). (Закон: энтропия любого предоставленного самому себе объекта растёт, т.е. все стремится к беспорядку).
• Порядок рождает энергию. Когда вы оставляете своё рабочее место убранным, у вас возникает чувство завершённости дня. Относитесь к поверхности своего стола как к священному пространству.
• — установить мысленные фильтры на всю поступающую информацию (а мне это нужно?) (в мире информация удваивается каждые 68 дней),
• — делать свёртку информации – в образ, фразу, картинку и т.п.
• — чистить ваши активы: время и усилия, потраченные на избавление от не нужного (лишнего?), всегда окупаются,
• — нельзя «убивать время» (даже говорить так), время нужно уважать и относиться к нему, как к партнёру;
• — распределять заявки на каждую из своих ролей (сколько у вас ролей?);
• — создать таблицу прогресса (передача полномочий, чистка файлов и папок и т.п.) и перечень радостей простой жизни (переоценка ценностей), ибо они конкурируют;
• — использовать современные технологии управления делами (компьютер и программы, Интернет, факс, электронная почта и т.п.);
• — пусть сон работает на нас (давать задачи подсознанию на ночь): утро вечера мудрёнее;
• — рано вставать (кто рано встаёт, тому бог подаёт).

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Основные правила тайм-менеджмента

1. Составьте список задач

Для начала необходимо определиться с перечнем всех задач, которые необходимо выполнить. Отразите в списке не только все рабочие задачи, но также и личные. Составьте список исходя из задач, которые необходимо выполнить в течение дня, недели, месяца, года. Не забывайте о личной жизни, встречах с друзьями, посещении поликлиники, отразите в списке время для саморазвития и не забудьте про отпуск.

2. Проведите хронометраж

После того как вы составили список задач, необходимо напротив каждой задачи написать ориентировочное время (минут, часов, дней), необходимое для ее выполнения. В последствии это вам пригодится при планировании распорядка дня.

3. Расставьте приориты

Как правило, задач всегда много и успеть все и сразу невозможно. Поэтому необходимо правильно расставлять приоритеты. Критерии расстановки приоритетов могут быть различными — это и личные мотивы, и финансовое вознаграждение. В качестве ориентира при расстановке приоритетов можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.

Матрица дел Эйзенхауэра

Все задачи разделяются на 4 группы:

1. Срочные и важные — выполняются в первую очередь и в полном объеме (критические задачи).
2. Важные, но не срочные — выполняются во вторую очередь. Решение таких задач можно отложить на определенное время, но они также должны быть полностью решены.
3. Срочные, но не важные — это задачи, которые хоть и являются срочными, но они не критичны. Выполнение таких задач желательно делегировать другим лицам, а если это не возможно — то отложить, т.к. они «пожирают время» для решения критических задач.
4. Не срочные и не важные — это задачи, которые не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из вашего списка.

4. Составьте план действий (задач)

Имея на руках перечень задач, их приоритетность и хронометраж, можно составить расписание задач на день, неделю, месяц. Теперь, вместо того, чтобы переживать по поводу: «опять не успел сделать всю ту кучу дел», — вы понимаете, что вы выполнили все, что могли реально успеть, с учетом существующего в вашей жизни времени.

5. Фильтруйте информацию

В современном мире информационных потоков можно легко потеряться во времени. Поэтому научитесь отсеивать весь информационный шум и концентрируйтесь на обработке только той информации, которая вам действительно необходима.

6. Не распыляйтесь между задачами

Доведите начатую задачу до конца, не оставляйте ее нерешенной. Эксперты в области тайм-менеджмента отмечают, что неоднократное возвращение к решению «надоедливой задачи» снижает производительность человека в пять раз!

Также не беритесь за несколько дел одновременно (конечно, если вы не гуру многозадачности). Это займет больше времени по сравнению с выполнением всех задач отдельно и может снизить качество их выполнения.

7. Устраните «пожирателей времени»

Исключите все то, что понапрасну отнимает ваше время: просмотр социальных сетей, телевизионных передач, лишние кофе-брейки и разговоры с коллегами ни о чем и т.п. Если вы выполняете много рутинной работы (например, по сбору и обработке данных) — постарайтесь по-максимуму автоматизировать данный процесс.

8. Соблюдайте порядок

Наведите порядок на рабочем столе, систематизируйте документацию и разложите ее по полочкам, упорядочите информацию в вашем ПК, базах данных контактов и т.п. Все это существенно облегчит вам жизнь при поиске необходимой информации (документов) и сэкономит кучу времени.

9. Работайте в определенное время

У каждого человека есть собственные биоритмы, определите когда у вас пик активности. Именно в эти часы следует выполнять самые сложные задачи, т.к. максимальная концентрация позволит решать подобные задачи более эффективно и продуктивно.

10 . Не забудьте про отдых

Обязательно уделяйте время себе: сходите в спортзал, путешествуйте, не забывайте о хобби, проведите вечер в кругу семьи. Отдохнувший человек — эффективен и в работе!

Вопросы и ответы

Что входит в систему тайм-менеджмента?

ТМ включает в себя правила, методы, принципы, техники, инструменты планирования и распределения задач.

Что относят к основным принципам ТМ?

Постановка целей, планирование, распределение задач на основные и второстепенные, фиксирование целей, планирование отдыха, улучшение производительности, стабильное саморазвитие.

Какая основная цель?

Научить планировать задачи и эффективно управлять собственной жизнью. Повысить собственную продуктивность и продуктивность команды.

Зачем нужен ТМ?

Уметь продуктивно распределять время, не расходуя его впустую, концентрируясь на важных задачах.

Типы тайм-менеджмента

«Планировать нужно только рабочее время» ― такое часто можно услышать. Это не так. Выделяют 3 вида тайм-менеджмента:

• социальный, 

• личный,

• профессиональный.

Социальное планирование используется для управления межличностными отношениями в команде. Наверно, это не самый распространённый вид тайм-менеджмента, так как им чаще всего пользуются руководители. Этот вид применяют тогда, когда нужно организовать слаженную работу коллектива. Нужно правильно распределить обязанности и дела, чтобы все члены команды работали эффективно и при этом не перетрудились.

Личный, или персональный тайм-менеджмент, предусматривает самосовершенствование, время на хобби и прогулки, стремление к личным целям. 

Профессиональное планирование – это эффективное использование рабочего времени

Важно правильно организовать свои рабочие дела так, чтобы выполнять все задачи качественно, быстро и при этом оставалось время на личные дела и отдых

Сервисы по планированию времени

Перейдем к приложениям и сервисам, облегающим жизнь, планирование и управление временем.

1. Clear – приложения для операционной системы iOS. Оно позволяет вести списки дел, распределять задачи по приоритетам или темам, группировать, расписывать поэтапно и так далее. Преимуществом данной программы является удобный интерфейс и простота в использовании.
2. Trello —  приложение, помогающее планировать и отмечать выполненные дела. Музыка в данной программе снижает уровень стресс и настраивает на продуктивность. Перед тем, как приступить к работе в приложении, необходимо пройти опрос, чтобы программа подстроилась под ваш тип мышления: логический или абстрактный.
3. Sectograph – приложение для Android, представляющее дневной список дел в виде диаграммы, это удобно и наглядно, ведь человек лучше усваивает визуальную информацию. Разные задания отмечены разными цветами, пользователю доступен отсчет времени до конца выполнения дела.
4. Workflow – красочная программа с удобным интерфейсом. Вы можете создать ярлыки на рабочем столе в качестве напоминания или заметки. Доступен для операционной системы iOS.
5. Clara – программа, помогающая планировать и координировать встречи, переговоры и другие дела.
6. Nirvana – полезный сервис по тайм-менеджменту. Программа помогает освободиться от ненужного запоминания, контролирует выполнение дел и напоминает о грядущих.

Основные выводы

«Time management» дословно переводится как «управление временем». Под этим понятием подразумевается использование времени своей жизни с наибольшей эффективностью. А конкретнее, это учет, оперативное планирование и грамотное распределение личных ресурсов времени.

Есть люди, которые считают, будто тайм-менеджмент превратит их в роботов, которые будут делать все по расписанию и лишатся свободы. Это полнейшая чушь. Управление временем не уничтожает вашу свободу, напротив – создает её.

Что нужно запомнить:

1. Определяйте свои жизненные приоритеты. Решите, что для вас главное, а что второстепенно.
2. Избавляйтесь от мусора и пожирателей времени. Колоссальное количество часов уходит у человека на занятия, не имеющие никакой ценности.
3. Начинайте день с выполнения наиболее сложных и объемных задач.
4. Планируйте свои задачи, пользуйтесь программами и приложениями для тайм-менеджмента или хотя бы обычным листом бумаги и ручкой для составления плана на день.
5. Пользуйтесь энергией успеха – выполненная задача дает больше сил, чем отложенные на завтра дела.

Большинство людей просто не знают, чего они хотят. Определите свои цели и потребности и начните организовывать свою жизнь в соответствии с ними. Желаю успеха!

по бизнесу и личной эффективности,

Денис Кудерин